「買付は終わったけれど、この商品は今どこにあるんだっけ？」

注文メールを探し、BUYMAを開き、買付先のサイトへ戻る。確認だけで作業時間が終わってしまうと、少し疲れますよね。

こんにちは、藤野アンです。

BUYMAの物販では、商品を売ることと同じくらい、売れた後の流れをつかんでおくことが大切です。特に在宅ワークの途中で家事や子どもの用事が入ると、さっき確認したことも忘れやすくなります。

そこでおすすめしたいのが、BUYMAの注文と買付先の注文を、一つの記録でつなぐこと。立派な管理表を作る必要はありません。「どの注文が、どこまで進んでいるか」が分かれば十分です。

BUYMAと買付先の番号を一緒に残す

まず、BUYMAの受注番号と、買付先で発行された注文番号を並べて残しましょう。

BUYMAはお客様との取引を見る場所。買付先の注文履歴は、自分が購入した商品の手配状況を見る場所です。同じ商品でも、見ている注文は別なんですね。

商品名だけを頼りにすると、同じバッグの色違いや、同じ靴のサイズ違いを扱ったときに迷いやすくなります。番号と一緒に、買付先名、商品名、色、サイズ、数量も記録すると、照らし合わせやすくなります。

たとえば「黒いバッグを買付済み」だけで終わらせず、どの受注に対応する買付なのかまで残す。このひと手間が、あとからメールを何通も開く手間を減らしてくれます。

「発送済み」は、どこからの発送かまで書く

次に気をつけたいのが、進み具合の書き方です。

「発送済み」とだけ書くと、買付先から自宅に向かっているのか、自宅からお客様へ送ったのかが分かりません。

自分で受け取って検品してから発送する場合なら、「買付先で手配中」「買付先から発送」「自宅に到着」「検品完了」「お客様へ発送」というように、実際の流れに合わせて分けます。

転送先を使う場合は、その区間も加えてください。反対に、使わない工程まで増やす必要はありません。自分の配送ルートに合った言葉で大丈夫です。

追跡番号も、配送会社と区間をセットにして残すと安心です。「この番号は何の荷物？」と迷わず、必要な配送状況を確認できます。

注文メールと確認した日付を残しておく

記録には、注文確認メールや注文履歴に戻れる手がかりも添えておきましょう。

買付日、買付先名、注文番号がそろっていれば、メールを探し直すときも絞り込めます。注文内容が分かる画面や書類は、あとから確認できる場所に保管しておきます。

ここで大切なのは、「確認した結果」だけでなく「いつ確認したか」も残すことです。

昨日は手配中でも、今日は発送されているかもしれません。「手配中・確認日○月○日」と書けば、情報の古さが分かります。まだ確認していないことを、確認済みのように書かないことも大切ですよ。

表が苦手なら、最初はメモでも構いません。ただし、注文ごとに書く順番はそろえましょう。毎回違う場所へ書くより、同じ形で残すほうが見返しやすくなります。

次に確認することを一つ決める

記録を残しても、何度も同じ画面を開いてしまうことがあります。

そんなときは、現在の状況の横に「次にすること」を一つ書いてみてください。たとえば、買付先の案内にある発送目安を確認する、発送通知が来たら追跡番号を追記する、届いた商品を検品する、といった具体的な行動です。

期限があるものは、日付も一緒に残します。買付先が案内する発送予定と、BUYMAの取引画面に表示される発送期限は、混ぜずに分けて見てください。

買付先の返事を待っている間にも、お客様との取引は進んでいます。期限に影響しそうな場合は、待つだけにせず、取引画面と最新の公式案内を確認して対応を考えましょう。

副業の作業時間が短い日も、「今日確認する注文」が分かると、最初から全部を思い出さずに再開できます。

お客様へ伝えたことも同じ記録に添える

もう一つ、残しておきたいのがお客様への連絡です。

「買付完了を連絡した」「現在の配送状況を伝えた」と、送った日と内容を短く書き添えます。メッセージ全文を写す必要はありません。詳しい内容はBUYMAのやり取りを開いて確認できれば大丈夫です。

記録があると、同じ説明を何度も送ったり、連絡したつもりで抜けてしまったりするのを防ぎやすくなります。

また、買付先からの連絡が遅いときも、分かっている事実と、まだ確認中のことを分けて考えられます。発送されたと確認できていないのに、安心させようとして「もう発送されています」と伝えるのは避けたいですね。

案内する前に、買付先の注文履歴と最新の連絡を確認する。分からないことは確認中と伝える。記録は、自分のためだけでなく、お客様へ正確に説明するためにも役立ちます。

まずは一件、途中からでも整理してみよう

今日、進行中の注文を一つ選び、受注番号、買付先の注文番号、商品情報、今の状況、次にすることを並べてみてください。

すべての過去の取引を、最初から整理し直さなくても大丈夫です。今動いている一件から始め、確認や連絡をしたタイミングで短く更新していきましょう。

大切なのは、きれいな表を完成させることではありません。作業を中断しても、戻ってきたときに迷わず続きを始められることです。

「覚えておかなきゃ」を少しずつ記録に任せて、お客様に商品を届けるまでの流れを、落ち着いて確認できる形にしていきましょう。